gestire imprevisti sul lavoro

Gestire imprevisti sul lavoro

I due aspetti su cui lavorare

Come reagisci quando hai un imprevisto sul lavoro?

Ti comporti in modo diverso da quando hai un problema?

Vuoi capire come gestire imprevisti sul lavoro?

È indubbio che, davanti ad un imprevisto, avere buone doti di problem solving aiuta. Ma l’imprevisto è diverso dal problema perché la difficoltà sta nel fatto che ti coglie alla sprovvista e non (o non solo) nel problema in sé.

Infatti per i problemi che incontri nel tuo lavoro normalmente sei attrezzata, per gli imprevisti no.

Perciò sono due gli aspetti su cui lavorare:

  • limitare al massimo la possibilità che gli imprevisti accadano
  • attrezzarti al meglio per quando succedono

Limitare gli imprevisti

Per limitare gli imprevisti serve una buona organizzazione e l’abitudine a vagliare ogni possibilità.

Serve anche la capacità di fare tesoro dell’esperienza una volta subito l’imprevisto per evitare che si ripeta (e questa può sembrare un’operazione complicata ma potendo usare il giudizio a posteriori e contare sulle soluzioni trovate nei casi passati, è più semplice di quello che appare).

Certo è che bisogna dedicarle tutto il tempo e le risorse necessarie. Nel caso di realtà aziendali complesse questo diventa un lavoro permanente e parte integrante del processo di problem solving.

Prendiamo ad esempio l’imprevisto dovuto all’assenza di un dipendente.

L’improvvisa assenza per malattia, infortunio o altro, non può essere considerata un imprevisto. L’azienda deve essere preparata a gestire questo evento nel modo meno traumatico possibile.

Per farlo bisogna che i colleghi dell’ufficio o del reparto siano stati istruiti e formati su come colmare il vuoto creato dall’improvvisa assenza. Con una buona gestione di queste situazioni si possono produrre reazioni e azioni che risolvono l’imprevisto in modo automatico e senza sforzi.

Come prepararsi agli imprevisti prevedibili

Utilizzando il caso dell’imprevisto causato da un’assenza non programmata, vediamo un esempio di procedure e comportamenti che permettono all’azienda e ai dipendenti di essere preparati in situazioni prevedibili.

  • Formare jolly e sostituti
    Soprattutto nei reparti tecnici e di produzione, formare un jolly che sia in grado di svolgere tutte o la maggior parte delle mansioni di base può fare la differenza. Così come avere un sostituto per le mansioni più strategiche a cui non si può rinunciare nemmeno per un giorno.
  • Fare formazione trasversale
    Anche fare formazione trasversale è un’ottima abitudine per avere un’azienda reattiva agli imprevisti. Migliorare in maniera generale e tramite affiancamento, la conoscenza delle mansioni limitrofe alle proprie aumenta la consapevolezza dei flussi di lavoro e delle procedure aziendali. Aiuta a dare maggior respiro alle proprie competenze e, normalmente, aumenta lo spirito di collaborazione.
  • Condividere informazioni e competenze strategiche
    Bisogna fare in modo che nessuna informazione e competenza strategica sia riservata ad una sola persona (neanche al capo). Predisporre procedure che, in caso di bisogno e con tutte le opportune precauzioni, garantiscano l’accesso ad ogni informazione indispensabile.
  • Organizzare una solerte ed efficace comunicazione aziendale
    Promuovere una comunicazione tempestiva e dettagliata tra le persone e tra i reparti e fornire strumenti e canali efficienti contribuisce a prepararsi al meglio all’imprevisto.
  • Garantire un ambiente sereno e collaborativo
    Un bell’ambiente lavorativo ha molti vantaggi, uno di questi è che favorisce la collaborazione tra le persone. Collaborare, aiutarsi e venirsi incontro rendono la gestione di qualsiasi imprevisto più semplice.

Se il tuo potere decisionale non ti permettere di influenzare procedure e comportamenti a livello aziendale chiedi e/o proponi all’azienda come comportarsi la prossima volta, quando cioè capiterà quella particolare situazione. Tieni comunque presente questi suggerimenti e seguili quando puoi e per quanto in tuo potere.

lista imprevisti

Essere attrezzati per gli imprevisti sul lavoro

Sappiamo quanto sia importante in caso di imprevisti rimanere calmi e limitare l’improvvisazione. Sappiamo anche che sul lavoro, a parte casi eccezionali, le conseguenze di un imprevisto creano per lo più problematiche note.

Perciò è relativamente semplice, oltre che risolutivo, studiare e predisporre “procedure di reazione agli imprevisti” che aiutino le persone a gestirli senza subirne gli effetti.

Bisogna prevedere una procedura per ogni caso che abbia conseguenze rilevanti per l’azienda.

Ogni procedura deve avere le indicazioni per:

  • poter valutare le conseguenze
  • comunicare l’accaduto a chi interessato
  • organizzare un primo piano d’intervento
  • accedere a soluzioni e/o strumenti alternativi (piano b)
  • usufruire di personale e/o risorse idonei

Un perfetto esempio di ciò che intendo per “procedura di reazione agli imprevisti” è il Piano di emergenza ed evacuazione aziendale (PEE).

Riassumendo: 10 punti per gestire gli imprevisti sul lavoro

Come abbiamo visto, puoi fare molto per affrontare e gestire meglio gli imprevisti sul lavoro. Per concludere ho voluto riassumerne i contenuti più importanti in questi 10 punti.

    1. Accettali
      Come sempre il primo consiglio è di accettare ciò che è accaduto e di pensare solo o ad affrontarlo o a fartene una ragione.
    2. Limita al massimo le sorprese
      Impara dall’esperienza. Ogni imprevisto subito deve essere contemplato e prevenuto nelle tue valutazioni future.
    3. Prevedili
      Sul lavoro gli imprevisti devono essere considerati una certezza e vanno addirittura programmati.
    4. Crea un metodo e delle procedure
      Fai in modo che tu e il tuo team (o i tuoi colleghi stretti) siate pronti a reagire con metodo. Creane uno dall’esperienza sia personale che aziendale. Aggiorna periodicamente le tue procedure lavorative e quelle aziendali in base a ciò che impari di volta in volta.
    5. Stimola la creatività
      Trova il giusto compromesso tra organizzazione e capacità di improvvisazione. Quando non c’è una procedura da seguire, essere creativi e saper improvvisare può tornarti molto utile. Perciò abituati a lasciare spesso, a te stessa e al tuo team, un margine di manovra e di adattamento che stimoli e alleni la vostra creatività.
    6. Fai formazione
      La capacità di reagire agli imprevisti (sia singolarmente che come una squadra) è così decisiva che deve essere oggetto di formazione aziendale.
    7. Rimani calma e lucida
      Che sia responsabilità tua, di altri o del caso, fai in modo di rimanere calmi e lucidi anche se la situazione è o sembra difficile.
    8. Valuta le conseguenze
      Studiane le conseguenze sul tuo lavoro e sui tuoi programmi e stimane il peso obiettivamente, senza farti influenzare troppo dall’accaduto.
    9. Stabilisci le priorità
      Crea una lista di priorità per gestire le conseguenze in modo ordinato e mantenere l’attenzione su ciò che è realmente importante.
    10. Individua le persone migliori per occuparsene
      Definisci chi fa cosa individuando la risorsa più indicata per l’occasione. In caso di imprevisto, infatti, alcuni reagiscono meglio di altri e non sempre le persone preposte a farlo sono le più adatte a risolvere la situazione.

consigli gestione imprevisti

Ci ragioniamo insieme

Se in questo articolo non hai trovato il suggerimento che ti serve o hai una situazione particolare di cui vuoi discutere, fammelo sapere. Mi fa piacere ascoltarti e ragionarci insieme.

Per me è un piacere dare una mano a chi sceglie di mettersi in discussione e vuole migliorare. Per questo ho deciso che:

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